Tip č. 1: Dostatečně se na úklid připravte. Při generálním úklidu se vám budou hodit všemožné kancelářské potřeby, které vám umožní dokumenty zorganizovat, roztřídit nebo zničit. Objednejte si dopředu dostatečné množství různých organizérů, pořadačů, šanonů, archivačních krabic, závěsných složek či prospektových obalů. K ruce si připravte také sešívačku, kancelářské sponky, skartovačku či skener.
Tip č. 2: Udělejte si rychlý přehled o tom, co budete třídit. Měli byste se pustit do úklidu jen těch dokumentů, kterým rozumíte. Pokud si nejste jistí, jak naložit se starými fakturami, smlouvami nebo papíry, které jste sami neuložili, raději vše zkonzultujte s kolegy nebo s právnickým oddělením. Zákonné normy přísně ukládají způsob uchování nebo zničení určitého typu dokumentů, a pokud by nebyly dodrženy, mohli byste firmě zadělat na průšvih.
Tip č. 3: Zapojte do práce kolegy. Pokud kancelář sdílíte s ostatními, je důležité, aby se do úklidu pustili všichni. Pokud byste totiž vy uklízeli, skartovali a třídili dokumenty, zatímco vaši kolegové by se pokoušeli pracovat, pravděpodobně by celý projekt skončil ještě dříve, než začal. Ideální proto je, když se zapojí všichni v rámci jednoho prostoru. Můžete si práci rozdělit, sdílet nápady a postupy a práci si zpříjemnit třeba hudbou.
Vyberte si z nejširší nabídky kancelářských šanonů. Mezi nejoblíbenější patří pákové a kroužkové pořadače, které pořídíte v různých velikostech i barvách.
Jste připraveni? Jdeme na to!
Všechny papíry nejprve nanoste na jednu hromadu a začněte je třídit do tří hromádek: na dokumenty, které potřebujete ponechat v tištěné podobě; dokumenty, které můžete mít uchované v digitální podobě; a nakonec dokumenty, které můžete bez lítosti vyhodit, aby uvolnily místo jiným věcem. Nyní se budeme věnovat každé hromádce zvlášť.
Papíry, které potřebujete uložit
Existují dokumenty, které prostě vyhodit nemůžete – mohou to být různé daňové nebo mzdové doklady, smlouvy či faktury. Tyto dokumenty si roztřiďte podle kategorií a poté každou kategorii seřaďte hierarchicky nebo podle jiné logiky. Vzniknou vám tak hromádky, které můžete začít ukládat do různých složek nebo pořadačů.
Sortiment, které vám pomůže dokumenty přehledně a prakticky uložit, je opravdu široký. Můžete si zvolit archivační a úložné potřeby podle vašich preferencí, a to v barvách a velikostech, které přesně potřebujete. Nejoblíbenější jsou závěsné složky, šanony, archivační krabice nebo plastové boxy na dokumenty. Po uložení nezapomeňte vše opatřit štítky, abyste v budoucnu nemuseli pátrat po obsahu. Všechny pořadače a krabice poté umístěte podle toho, jak často k dokumentům potřebujete mít přístup. Pokud do nějaké složky nahlížíte každý den, potřebujete ji mít blízko, uložte ji tedy do poličky u stolu. Jestli ale ukládáte dokumenty jen pro případ budoucí kontroly z finančního úřadu, stačí vám uložit je do archivačních krabic a odnést do skladu.
Papíry, které potřebujete zdigitalizovat
Většinu dokumentů, které ve své kanceláři objevíte, pravděpodobně nejprve někdo vytvořil na počítači a poté vytiskl. Je tak možné, že nyní existují jak v elektronické, tak ve fyzické podobě. Některé dokumenty ale není třeba tištěné uchovávat. Zkontrolujte tedy, zda máte někde uloženou elektronickou verzi dokumentu, a tu tištěnou poté přesuňte do poslední třetí kategorie – dokumenty na zničení. Pokud dokument v online podobě nemáte, pak jej můžete jednoduše naskenovat a uložit do počítače, na cloud nebo na externí disk. Vždy vše ukládejte podle interních předpisů, které umožní přístup k materiálům i dalším pracovníkům z odpovídajícího oddělení. Roztřízení do složek a poctivé pojmenování dokumentů vám usnadní práci v budoucnu.
Papíry, které už nepotřebujete
A jsme u poslední hromádky. Právě tato vám umožní získat spoustu nového prostoru, jedná se totiž o dokumenty na vyhození. Zde bude naprosto klíčové si pohlídat, jak vám zákon nakazuje určité dokumenty zničit. Spousta firemních dokumentů totiž obsahuje citlivé informace, které by se neměly dostat do nežádoucích rukou. Může se jednat jak o osobní údaje zaměstnanců či klientů, tak o různé marketingové strategie, rozpočty či obchodní plány.
Nejspolehlivějším pomocníkem při ničení dokumentů je kancelářská skartovačka. Nezapomeňte ale, že i skartování má svá pravidla. Jednoduché skartovačky nařežou papíry na proužky, které stále mohou být částečně čitelné. Vyrábí se ale také profesionální skartovací stroje s automatickými podavači, které nařežou dokumenty na mikročástice, které už nikdo nikdy nedá dohromady. Při výběru skartovačky se proto zabývejte také tím, jaký stupeň utajení vám skartovačka zajistí. Papírový odpad, který při skartování vznikne, můžete využít jako výstelku do balíku, případně ho můžete odvézt do sběru.
Užitečné odkazy: Pořiďte si kvalitní kancelářskou skartovačku a všechna firemní tajemství zůstanou u vás v kanceláři.
